نظام الوثائق والمحفوظات الوطني في المملكة العربية السعودية
نظام المركز الوطني للوثائق والمحفوظات هو الإطار القانوني الذي يحكم عمل المركز الوطني للوثائق والمحفوظات، ويحدد أهدافه وسلطاته ومسؤولياته. تم إصداره في 23 شوال 1409هـ، الموافق 28 مايو 1989م، ويمثل حجر الزاوية في تنظيم إدارة الوثائق والمحفوظات على مستوى الدولة.
اختصاصات المركز الوطني للوثائق والمحفوظات
بموجب نظام المركز الوطني للوثائق والمحفوظات، يرتبط المركز إداريًا برئيس ديوان رئاسة مجلس الوزراء. يهدف إنشاء المركز إلى تفعيل نظام الوثائق والمحفوظات، وذلك من خلال تبني الوسائل والآليات التي تمكنه من تحقيق هذه الغاية.
تشمل هذه الآليات:
- إعداد دليل تصنيف موحد للوثائق والمحفوظات.
- إعداد دليل ترميز شامل لأجهزة الدولة.
- إعداد اللوائح التنفيذية اللازمة لنظام الوثائق والمحفوظات وتنفيذها بعد إقرارها.
- الإشراف والمتابعة الفنية لعمليات الحفظ في الأجهزة الحكومية.
- حماية الوثائق والمحفوظات وجمعها وفهرستها وتصنيفها وترميزها وحفظها وصيانتها وتنظيم تداولها وفقًا للنظام واللوائح التنفيذية وخطط التصنيف والترميز.
مهام إضافية للمركز
من بين المهام التي يضطلع بها المركز توفير البيانات والمعلومات عن الوثائق والمحفوظات للمستفيدين، وتجميع الأنظمة واللوائح والتعليمات والاتفاقيات والمعاهدات. إضافة إلى ذلك، يقوم المركز بإعداد التنظيم الإداري والإجراءات الإدارية والفنية اللازمة لأعماله وتنفيذها بعد إقرارها.
كما يمتد دور المركز إلى التعاون الدولي في مجال الوثائق والمحفوظات، من خلال:
- الاشتراك في المنظمات والهيئات الإقليمية والدولية.
- حضور المؤتمرات والندوات والحلقات العلمية المتخصصة.
- إعداد البحوث وتبادل المعلومات مع المراكز الوطنية للوثائق والمحفوظات في العالم.
- تحقيق التنسيق والتكامل مع الأجهزة المعنية بالوثائق والمحفوظات في السعودية، وتبادل الخبرات والمعلومات معها.
- الإشراف على إتلاف المحفوظات والوثائق التي يتقرر إتلافها.
- التعاون مع الجهات المختصة في إيجاد العناصر الوطنية المؤهلة للعمل في هذا المجال.
هيئة المركز الوطني للوثائق والمحفوظات
أنشأ نظام المركز الوطني للوثائق والمحفوظات هيئة للمركز وحدد اختصاصاتها على النحو التالي:
- اقتراح اللوائح والأنظمة والإجراءات التي تضمن التنفيذ الأمثل لنظام الوثائق والمحفوظات.
- رسم السياسة العامة للمركز ومتابعة تنفيذها.
- إقرار البرامج والخطط والمشاريع التي تقترحها إدارة المركز.
- إصدار اللوائح التنفيذية لنظام الوثائق والمحفوظات.
- النظر في التقارير الدورية عن سير أعمال المركز واتخاذ القرارات اللازمة بشأنها.
- إقرار التقرير السنوي للمركز تمهيدًا لرفعه.
تشكيل الهيئة
حدد النظام تشكيل الهيئة برئاسة رئيس الديوان الملكي، وعضوية كل من:
- الأمين العام لمجلس الوزراء.
- رئيس هيئة الخبراء في مجلس الوزراء.
- المدير العام للمركز.
- الأمين العام لدارة الملك عبد العزيز.
- الأمين العام لمكتبة الملك عبد العزيز العامة.
- الأمين العام لمكتبة الملك فهد الوطنية.
- نائب المدير العام لمعهد الإدارة العامة للبحوث والمعلومات.
- ثلاثة من المختصين في شؤون الوثائق والمحفوظات من أعضاء هيئة التدريس في الجامعات أو من غيرهم، يتم اختيارهم بأمر سامٍ لمدة ثلاث سنوات قابلة للتجديد لمرة واحدة فقط، بناءً على ترشيح من الديوان الملكي.
يختار رئيس الهيئة نائبًا للرئيس من بين الأعضاء. يشترط لصحة انعقاد الاجتماع حضور أغلبية الأعضاء بمن فيهم الرئيس أو نائبه. تصدر القرارات بأغلبية أصوات الحاضرين، وفي حال تساوي الأصوات يرجح صوت رئيس الجلسة.
مهام مدير عام المركز الوطني للوثائق والمحفوظات
وفقًا للنظام، يُعين للمركز مدير عام على المرتبة الخامسة عشرة، يتولى إدارة المركز وتصريف شؤونه من خلال:
- اقتراح اللوائح التنفيذية للنظام.
- اقتراح برامج المركز وخططه ومشاريعه والإشراف على تنفيذها بعد الموافقة عليها.
- تقديم المقترحات التي تحسن سير العمل.
- اقتراح التنظيمات المناسبة للوثائق والمحفوظات المتفقة مع التطور الفني والإداري.
- تنفيذ قرارات الهيئة.
- تمثيل المركز في علاقاته مع الجهات الأخرى.
- رفع تقارير دورية عن سير أعمال المركز وإنجازاته إلى الهيئة.
و أخيرا وليس آخرا في نهاية المقال :
نظام المركز الوطني للوثائق والمحفوظات يمثل الإطار القانوني والتنظيمي الشامل لإدارة الوثائق والمحفوظات في المملكة العربية السعودية. من خلال تحديد اختصاصات المركز، وتشكيل هيئته، وتحديد مهام مديره العام، يضمن النظام حماية الذاكرة المؤسسية للدولة وتيسير الوصول إليها، بما يخدم أغراض البحث العلمي والإداري والتاريخي. يبقى السؤال مفتوحًا حول كيفية تطوير هذا النظام لمواكبة التحديات الرقمية المتسارعة وضمان الحفاظ على الوثائق الإلكترونية بنفس كفاءة الوثائق التقليدية، وهو تحد يواجه جميع الدول والمؤسسات في العصر الحديث.
