في ظل ارتفاع تكاليف التشغيل، أصبحت معظم الشركات تبحث عن طرق ذكية لتقليل النفقات دون المساس بجودة العمل أو التأثير على مستوى الخدمات التي تقدمها للعملاء. والمفاجأة أن أكبر فرص التوفير لا تكون دائمًا في المشتريات أو التسويق، بل في إدارة المصروفات التشغيلية اليومية.
إذا كنت تدير شركة تضم عشرات الموظفين أو أكثر، فمن المحتمل أن هناك بنودًا تستهلك جزءًا كبيرًا من الميزانية دون أن تلاحظها بشكل مباشر.
أولًا: احسب تكلفة الموظف كاملة وليس الراتب فقط
يقع الكثير من أصحاب الشركات في خطأ شائع، وهو مقارنة تكلفة العامل براتبه الشهري فقط، بينما الواقع مختلف تمامًا.
فعند تعيين موظف أو عامل جديد، تتحمل الشركة مصروفات إضافية مثل رسوم الاستقدام أو نقل الكفالة، ورسوم الإقامة، والتأمين الطبي، والسكن، والمواصلات، والإجازات، بالإضافة إلى الوقت الذي تقضيه إدارة الموارد البشرية في متابعة هذه الإجراءات.
وعندما تحتاج الشركة إلى عشرات العمال، تتحول هذه المصروفات إلى بند كبير داخل الميزانية السنوية.
ثانيًا: ركز على نشاطك الأساسي
اسأل نفسك سؤالًا بسيطًا…
هل شركتك تعمل في التجارة أو الصناعة أو المقاولات؟ أم أنها تعمل في إدارة عمال النظافة والحراسة والصيانة؟
الإجابة واضحة.
كل ساعة يقضيها فريقك الإداري في متابعة العمالة أو حل مشاكل الغياب أو البحث عن بديل هي ساعة لا تضيف قيمة مباشرة لنشاط الشركة.
ولهذا بدأت كثير من الشركات في المملكة تتجه إلى الاستعانة بشركات تشغيل متخصصة لإدارة الخدمات المساندة، بينما تركز هي على تنمية أعمالها.
ثالثًا: المرونة توفر آلاف الريالات
من أكبر التحديات التي تواجه الشركات تغير حجم العمل.
قد تحصل على مشروع يحتاج إلى 60 عاملًا لمدة ستة أشهر، ثم ينتهي المشروع ولا تحتاج إلا إلى 20 عاملًا فقط.
في هذه الحالة يصبح الاحتفاظ بجميع العمالة عبئًا ماليًا، بينما يتيح نظام التأجير أو التشغيل إمكانية زيادة عدد العمال أو تقليله حسب احتياجات المشروع، دون الدخول في إجراءات استقدام جديدة أو تحمل تكاليف ثابتة طوال العام.
رابعًا: الخدمات المساندة لا تحتاج دائمًا إلى فريق داخلي
هناك خدمات لا تعمل بشكل مستمر طوال اليوم، ومع ذلك تقوم بعض الشركات بتعيين موظفين دائمين لها.
على سبيل المثال، تعتمد كثير من المنشآت على فرق عمال نظافة للحفاظ على بيئة عمل منظمة، لكن إدارة هذه العمالة بشكل مباشر ليست دائمًا الخيار الأكثر كفاءة، خصوصًا إذا كانت جهة متخصصة تستطيع توفير العدد المطلوب مع تحمل مسؤولية الإدارة والتشغيل.
وينطبق الأمر نفسه على صيانة مكيفات، فمعظم الشركات لا تحتاج إلى فنيين متواجدين بشكل دائم، بينما يكون تنفيذ الصيانة الدورية من خلال شركة متخصصة أقل تكلفة وأكثر كفاءة على المدى الطويل.
خامسًا: راقب التكاليف غير المباشرة
هناك مصروفات لا تظهر بوضوح في التقارير المالية، لكنها تؤثر على الأرباح، مثل:
- الوقت الضائع في إجراءات التوظيف.
- انخفاض الإنتاجية بسبب نقص العمالة.
- تأخر استبدال العمال الغائبين.
- الأعطال الناتجة عن غياب الصيانة الوقائية.
- تعدد الموردين وصعوبة التنسيق بينهم.
تقليل هذه التكاليف قد يكون له تأثير أكبر من تقليل قيمة بعض المصروفات المباشرة.
هل يمكن فعلًا توفير النفقات ؟
لا توجد نسبة ثابتة تنطبق على جميع الشركات، لأن حجم التوفير يعتمد على طبيعة النشاط وعدد الموظفين وطريقة إدارة الخدمات المساندة.
لكن في كثير من الحالات، تستطيع الشركات خفض جزء ملحوظ من مصروفاتها عندما تعيد تقييم طريقة إدارة العمالة وخدمات التنظيف ، وتختار الحلول التي تمنحها مرونة أكبر وتكاليف أقل على المدى البعيد.
